Tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Yritys: Martik Oy
Y-tunnus: 3155189-2
Osoite: Maakankuja 4, 37500 Lempäälä
Yhteyshenkilö: Hanna Martikainen
Sähköposti: hanna@martik.fi

Rekisterinpitäjä vastaa henkilötietojen käsittelystä ja siitä, että henkilötietoja käsitellään sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

2. Henkilötietojen käsittely

Käsittelemme ainoastaan sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia yrityksen toiminnan, asiakassuhteen ja sisustussuunnittelupalveluiden hoitamiseksi.

Käsiteltäviä henkilötietoja voivat olla esimerkiksi:

• nimi

• sähköpostiosoite

• puhelinnumero

• osoite

• laskutus- ja maksutiedot

• yritysasiakkaan yrityksen nimi ja Y-tunnus

• ajanvaraustiedot

• asiakkaan kanssa käyty viestintä ja yhteydenotot

• suunnitteluprojektiin liittyvät tiedot

• suunnittelukohteen osoite

• asiakkaan toimittamat valokuvat ja muu suunnitteluaineisto

• sopimuksiin, tarjouksiin ja tilauksiin liittyvät tiedot

• laskutukseen ja kirjanpitoon liittyvät tiedot

• muut asiakkaan itse toimittamat tiedot, jotka ovat tarpeellisia palvelun toteuttamiseksi.

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• yhteydenottoihin vastaaminen

• sisustussuunnittelupalveluiden tarjoaminen ja toteuttaminen

• asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpitäminen

• tarjousten laatiminen

• sopimusten tekeminen ja toteuttaminen

• ajanvarausten hallinta

• suunnitteluprojektien toteuttaminen

• laskutus ja maksujen käsittely

• kirjanpitoon ja verotukseen liittyvien lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen

• asiakasviestintä

• palveluiden kehittäminen

• oikeudellisten vaatimusten selvittäminen, käsittely ja puolustaminen.

3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu käsittelyn tarkoituksesta riippuen seuraaviin tietosuoja-asetuksen mukaisiin oikeusperusteisiin:

Sopimus tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet

Henkilötietoja käsitellään, kun se on tarpeen asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen tekemiseksi tai toteuttamiseksi.

Lakisääteinen velvoite

Henkilötietoja käsitellään siltä osin kuin se on tarpeen yrityksen lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpito- ja verotusvelvoitteiden, täyttämiseksi.

Rekisterinpitäjän oikeutettu etu

Henkilötietoja voidaan käsitellä yrityksen oikeutetun edun perusteella esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseksi, palveluiden kehittämiseksi, väärinkäytösten ehkäisemiseksi sekä yrityksen oikeuksien ja oikeudellisten etujen suojaamiseksi.

Oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä tehdään vain silloin, kun yrityksen oikeutettu etu ei syrjäydy rekisteröidyn etujen tai perusoikeuksien ja -vapauksien vuoksi.

Suostumus

Henkilötietoja käsitellään suostumuksen perusteella silloin, kun käsittely edellyttää suostumusta. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

4. Henkilötietojen lähteet

Henkilötiedot saadaan pääsääntöisesti suoraan asiakkaalta tai muulta rekisteröidyltä esimerkiksi:

• verkkosivuston yhteydenottolomakkeen kautta

• sähköpostitse

• puhelimitse

• tapaamisissa

• ajanvarauksen yhteydessä

• tarjouksen tai sopimuksen tekemisen yhteydessä

• suunnitteluprojektin aikana

• laskutuksen yhteydessä.

Tietoja voidaan saada myös asiakkaan valtuuttamalta henkilöltä tai yhteistyökumppanilta, kun se on tarpeellista sovitun palvelun toteuttamiseksi.

5. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Yritys voi käyttää toiminnassaan ulkopuolisia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja yrityksen puolesta.

Käytössä olevia palveluita ovat esimerkiksi:

• Microsoft Outlook / Microsoft 365 – sähköpostiviestintä, asiakasviestintä, kalenteri ja sähköisten asiakirjojen käsittely

• Microsoft Bookings – ajanvarausten ja asiakastapaamisten hallinta

• Squarespace – verkkosivuston ylläpito sekä verkkosivuston yhteydenotot ja muut sivuston toiminnot

• Procountor – laskutus, taloushallinto, kirjanpito ja tarvittaessa sähköinen allekirjoittaminen

• kirjanpitäjä ja muut yrityksen toiminnan kannalta tarpeelliset palveluntarjoajat.

Yritys ei myy asiakkaidensa henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos luovuttaminen perustuu lakiin tai viranomaisen lainmukaiseen määräykseen.

6. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jos henkilötietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, siirrot toteutetaan tietosuoja-asetuksen mukaisesti käyttäen asianmukaisia suojatoimia.

Suojatoimina voidaan käyttää esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muuta tietosuoja-asetuksen mukaista siirtomekanismia.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käyttötarkoituksen toteuttamiseksi tai lainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

• asiakas- ja projektitietoja säilytetään asiakassuhteen ja suunnitteluprojektin ajan sekä sen jälkeen niin kauan kuin säilyttämiselle on perusteltu tarve

• laskutus-, kirjanpito- ja verotustietoja säilytetään lainsäädännön edellyttämien säilytysaikojen mukaisesti

• kun henkilötietoja ei enää tarvita eikä niiden säilyttämiselle ole lainmukaista perustetta, tiedot poistetaan turvallisesti.

8. Suunnittelukohteiden valokuvat ja markkinointi

Suunnitteluprojektin yhteydessä yritys voi ottaa suunnittelukohteesta valokuvia tai asiakas voi toimittaa yritykselle kuvia suunnittelukohteesta.

Kuvia voidaan käyttää:

• sisustussuunnittelupalvelun toteuttamiseen

• yrityksen markkinoinnissa

• verkkosivuilla

• sosiaalisen median kanavissa

• portfoliossa

• referensseissä.

Markkinointikäytössä asiakkaan nimeä, yhteystietoja tai muita henkilötietoja ei julkaista kuvien yhteydessä ilman asianmukaista perustetta tai lupaa.

Yritys ei julkaise kuvissa tunnistettavia henkilöitä ilman asianmukaista lupaa.

Kuvien markkinointikäytöstä voidaan sopia asiakkaan kanssa erikseen esimerkiksi palvelusopimuksessa.

9. Verkkosivusto ja evästeet

Yrityksen verkkosivusto on toteutettu Squarespace -palvelulla.

Verkkosivustolla voidaan käyttää:

• välttämättömiä evästeitä ja teknisiä ratkaisuja verkkosivuston toiminnan ja turvallisuuden varmistamiseksi

• analytiikka-, markkinointi- tai muita ei-välttämättömiä evästeitä, joiden käyttöön pyydetään tarvittaessa käyttäjän suostumus.

Evästeiden käytöstä voidaan antaa tarkemmat tiedot erillisessä evästekäytännössä.

10. Henkilötietojen suojaaminen

Yritys huolehtii henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta ja käyttää tarkoituksenmukaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, muuttamiselta, hävittämiseltä tai luovuttamiselta.

Henkilötietoja käsittelee yrityksessä pääsääntöisesti yrityksen omistaja ja yrittäjä.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä

• saada pääsy omiin henkilötietoihinsa

• pyytää virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen oikaisemista

• pyytää henkilötietojen poistamista tietyissä tilanteissa

• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa

• vastustaa henkilötietojen käsittelyä tietyissä tilanteissa

• saada henkilötietonsa siirrettyä järjestelmästä toiseen soveltuvin osin

• peruuttaa suostumuksensa silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Oikeudet eivät ole ehdottomia. Esimerkiksi lakisääteiset velvollisuudet voivat edellyttää tietojen säilyttämistä.

12. Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan ottamalla yhteyttä:

Yhteyshenkilö: Hanna Martikainen
Sähköposti: hanna@martik.fi

Yritys voi tarvittaessa pyytää lisätietoja henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Pyyntöön vastataan ilman aiheetonta viivytystä ja pääsääntöisesti kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

13. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle, jos hän katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä rikotaan tietosuojalainsäädäntöä.

Valvontaviranomainen Suomessa:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
www.tietosuoja.fi

14. Tietosuojaselosteen muutokset

Yritys voi päivittää tätä tietosuojaselostetta toiminnan, käytettävien palveluiden tai lainsäädännön muuttuessa.